Depuis 1964, la société Soenen Golfkarton produit du carton ondulé qu’elle transforme ensuite en emballages sur mesure. L’entreprise familiale située à Hooglede-Gits dispose d’une vingtaine de machines de transformation permettant d’offrir une grande diversité de boîtes et de 2 onduleuses modernes d’une largeur de 2m81. La société spécialise notamment en boîtes américaines, impression rotative de qualité jusqu’à 7 couleurs, emballages découpés, grandes séries et coffrets. Soenen Golfkarton est l’une des usines de carton ondulé les plus modernes d’Europe, avec une production entièrement automatisée.
« Notre département sales était déjà en partie automatisé depuis une certaine période. Ainsi, une liste de commandes ouvertes par client était envoyée à des moments fixes via le système ERP. Cependant, ce processus n’était pas entièrement standardisé et nos collaborateurs du département vente avaient encore pas mal de travail », nous raconte Sales Manager Bénédicte Soenen. Avec IT Manager Wim Vandenberghe, elle a lancé une recherche d’un partenaire logiciel fiable qui pourrait participer au développement et à l’implémentation d’une solution. L’objectif : une automatisation totale rendant l’information toujours accessible en ligne, ce qui mènerait à une efficacité accrue et plus de contrôle dans l’entreprise. « Conics a beaucoup d’expérience dans notre secteur et dès le premier contact, nous avons eu l’impression qu’ils ont entièrement capté nos besoins et nos problèmes. Ceci nous a inspiré la confiance pour lancer la collaboration », dit Wim.
Au début du projet, Bénédicte et Wim ont fait leur ‘devoir’ avec quelques collaborateurs. « Nous avons réfléchi sur le flow complexe dans notre entreprise et nous avons collé des post-its indiquant les différentes étapes sur un grand tableau en carton. Ensuite, nous l’avons présenté aux gens de Conics. Ils ont directement compris notre manière de travailler et quelle solution il nous fallait. C’est très agréable de constater qu’on était directement sur la même longueur d’onde! » raconte Wim.
Sur base des informations de la phase préparatoire, Conics a élaboré la solution : une solution facile d’usage pour gérer les artworks, y inclus un portail clients avec des informations mises à jour. Ici, les clients de Soenen Golfkarton peuvent consulter à tout moment l’état de leurs commandes en cours. Bénédicte: « Ainsi, nous souhaitons mieux informer nos clients avec des informations disponibles 24/24 et toujours à jour. »
L’implémentation de la solution s’est faite en différentes phases. Wim explique: « La première phase consistait en une connexion purement technique avec notre paquet ERP. Nos collaborateurs ont préparé les données qui ont été téléchargées par Conics afin de les traiter. L’excellente collaboration avec Conics nous a permis de rester 50% en-dessous du budget estimé dans cette phase. La deuxième phase était plus complexe. C’était toujours in interne, cette fois-ci avec notre département développement qui est responsable de l’artwork des produits. Nous leur avons demandé de lister toutes les étapes parcourues par le client dans le processus. Avant, tout se passait par mail, mais il n’y avait pas de flow ou de contrôle visibles. Ceci entraînait des problèmes, notamment en cas de maladie, et de temps en temps on a commis des erreurs. Nous avons pris beaucoup de temps à structurer toutes ces étapes, car à la longue, ce n’était même plus clair pour nos collaborateurs internes. Finalement, nous avons défini dix étapes concrètes. Le nouveau portail donne un aperçu clair à tous sur l’avancement des artworks par commande. Grâce à cette structure, il est désormais beaucoup plus facile pour tous de collaborer à tout moment du processus. Actuellement, nous sommes en troisième phase de l’implémentation, où les clients auront effectivement accès à la plateforme. »
Les réactions des clients sont encore variées. « Certains sont très enthousiastes du nouveau système et entrevoient les avantages. Il va de soi qu’il y en a également qui souhaitent maintenir l’ancienne manière de fonctionner. Le passage aura d’office besoin de temps. On y arrivera, pas à pas. En tout cas, nos collaborateurs sont positifs par rapport à la nouvelle façon de travailler », dit Bénédicte. On réfléchit déjà à des extensions et de nouvelles fonctionnalités. « Mais chaque chose en son temps, le logiciel nous permet de commencer par la base et d’étendre graduellement, à notre rythme », ajoute Wim.
Le logiciel est une combinaison de nombreux systèmes différents. Le paquet ERP Dynamics AX, en gestion complète par le service IT interne de Soenen Golfkarton, reste l’axe central. Le logiciel Conics sur mesure ajoute une logique complémentaire et est le support du nouveau processus. Ceci se combine avec Proofscope et Cloudflow de Hybrid Software, pour la gestion des fichiers graphiques. Ces deux derniers logiciels ont également été implémentés par Conics, ce qui permet la mise en place d’un processus homogène. « Ce projet est une collaboration unique entre la vente et l’IT, deux fonctions importantes dans une entreprise. Bénédicte est le point de contact pour les processus tandis que Wim est responsable des budgets et de la consistance technique au niveau informatique. Souvent, il n’est pas évident de bien concerter les souhaits de ces deux départements. Mais Bénédicte et Wim réussissent bien à se challenger et à se compléter si nécessaire. Le projet devient ainsi global et très complet, ce que je considère comme l’un des principaux facteurs du succès. Ainsi, il obtient plus de crédibilité et il est porté par les clients et les collaborateurs », raconte Dries Maertens de Conics concernant ce projet à succès.
