Grandeco deed een beroep op Conics voor het ontwerp en de implementatie van een gebruiksvriendelijk systeem-op-maat voor de creatie en ontwikkeling van hun producten. De medewerkers werken nu efficiënter en sneller met een intuïtieve software-oplossing, die veel mogelijkheden biedt voor de toekomst.
Grandeco Wallfashion Group Belgium is één van de grootste producenten van muurdecoraties ter wereld. In Tielt, ooit het hart van de Belgische textielindustrie, produceren ze naast hun eigen collecties ook behangpapier voor private labels. Dat is goed voor een productie van meer dan 13 miljoen rollen per jaar. Dankzij een aantal recente overnames blijft het aanbod toenemen. Grandeco werkt samen met distributeurs in meer dan 88 landen en heeft 6 verkoopkantoren in België, Frankrijk, Groot-Brittannië, Polen, Rusland en Duitsland.
Toen Koen Callewaert in 2018 aan de slag ging bij Grandeco, gebruikte de creatie-afdeling een softwareprogramma op maat. “Omdat de leverancier besloot om het pakket niet langer te ondersteunen, moesten we op zoek naar een nieuw systeem”, vertelt de Creative & Technical Design Manager. Geen eenvoudige zoektocht, want het creatieproces van Grandeco zit complex in elkaar. “Dit is het vierde bedrijf waar ik werk en ik heb het nog nooit zo ingewikkeld geweten”, licht hij lachend toe. “Kort gezegd komt het erop neer dat we onze producten ontwikkelen van design tot wanneer ze klaar zijn voor productie. Tijdens dit (lange) proces wordt alle gerelateerde data in het programma opgeslagen, op een manier die rekening houdt met een zo laag mogelijke foutenlast. We voegen er ook allerhande metadata aan toe: wie heeft het gekocht en wanneer, hoeveel heeft het gekost, welk type design is het, … Dit zorgt voor een optimale traceerbaarheid en een goede basis voor het opstellen van KPI’s. Hetzelfde werd dus verwacht van het nieuwe systeem.”
Conics kreeg de opdracht om het oude systeem te vervangen door een nieuwe, betere oplossing voor Grandeco. “Cruciaal voor ons was dat we konden verderwerken op het bestaande proces, want hier hadden we enorm veel tijd in geïnvesteerd. Op die manier zouden onze mensen niet ‘from scratch’ met iets nieuws moeten leren werken, en dus gemotiveerder zijn om ermee aan de slag te gaan. Ze kregen ook allemaal de kans om mee te denken over mogelijke nieuwe functionaliteiten”, aldus Koen.
Annelies Gruyaert, Project Manager bij Conics, pikt in: “Wij wisten dat het proces complex én bovendien zeer goed gekend is bij de Grandeco-medewerker. We stonden dus voor een moeilijke evenwichtsoefening: een nieuwe software ontwikkelen die nauw aansluit bij het proces en de bestaande werking, en die tegelijk ook nieuwe mogelijkheden en geoptimaliseerde functionaliteiten biedt. Dat bracht ons tot de huidige oplossing, die volgens ons gebruiksvriendelijk en intuïtief werkt.”
De Conics-oplossing, Creator genaamd, is in gebruik sinds maart 2023. “We kunnen nu veel sneller en efficiënter werken”, vertellen Volha Khaletskaya & Inge Witdouck, allebei actief in het Creation Services team. Zij zijn onder de indruk van de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. “Al onze collega’s kunnen er snel mee aan de slag: vijf minuten ‘proberen’ en ze weten wat ze moeten doen, hoe ze ’t moeten doen: een groot verschil met het vorige systeem. Toen was er veel meer tijd nodig was om collega’s op te leiden. Veel zaken die toen manueel moesten gebeuren, verlopen nu automatisch en dat ervaren we allemaal als positief.”
“We zien dit programma niet enkel als een tool om mee te werken, maar ook als een grote database van alle informatie die we hebben over onze producten en processen. Het is gelinkt aan andere (workflow)systemen in het bedrijf, en er zijn veel mogelijkheden voor verdere integraties”, vertelt Volha. “We zijn nog niet zo lang aan het werk met Creator, maar we zien nu al dat er veel potentieel in zit”, beaamt Koen. “Wat ik ook interessant vind, is dat we aan verschillende gebruikers een andere rol kunnen toekennen. Dat laat toe om bijvoorbeeld ook mensen van de productie toegang te geven tot designs, zodat ze feedback kunnen geven zonder dat ze zelf veranderingen aan kunnen brengen. Dit zorgt voor een betere en aangenamere samenwerking tussen alle partijen.”
Eén van de Grandeco-leveranciers, bracht hen in contact met Conics. “Van alle bedrijven waarmee we spraken, konden de mensen van Conics ons het meest overtuigen. Ze hebben veel ervaring in onze sector en we hadden van in het begin het gevoel dat ze onze behoeften perfect begrepen. We voelden ook een sterke menselijke klik, wellicht zat hun no-nonsense mentaliteit daar voor iets tussen”, vertelt Koen. “Dat Conics een vrij klein bedrijf is, gaf ook veel vertrouwen. Hierdoor is er meer persoonlijk contact en kan er sneller en flexibeler geschakeld worden. Bovendien zag ik meteen mogelijkheden voor nieuwe projecten in de toekomst.”
Koen is zeer tevreden over de samenwerking tussen Grandeco en Conics. “Conics verwerkt momenteel nog de allerlaatste opmerkingen uit de scope. Maar we hebben al verdere plannen. Uit de feedback die we krijgen van ons team, bepalen we de prioriteiten en die leggen we voor aan Conics. Zij luisteren naar onze ideeën, vragen en behoeften en stellen dan een mogelijke uitbreiding of aanpassing voor. Het voordeel is dat we het systeem gaandeweg kunnen uitbreiden, op ons eigen tempo. Het groeit mee met ons bedrijf: ik zie het als een stevige fundering voor de toekomst. Naar wat ik hoor van collega’s in andere bedrijven in onze sector, staan wij al ver. Dus we mogen trots zijn op wat we hebben”, besluit Koen.
Dat vindt ook Conics’ zaakvoerder Dries Maerten: “We mogen zeker ook fier zijn op de mensen die het project getrokken hebben, bij Conics én bij Grandeco. Je mag nog over zoveel kennis en methodologie beschikken, maar als de mensen niet mee zijn in het verhaal, zal het niet lukken. Ook ik heb het gevoel dat we op dezelfde lijn zitten met Grandeco en kijk uit naar onze verdere samenwerking.”
