McBride is een toonaangevende Europese fabrikant schoonmaakproducten voor huishoudelijk gebruik en voor de professionele schoonmaak- en hygiënemarkt. Voor hun afdeling die de productverpakkingen ontwikkelt, ging McBride op zoek naar een nieuwe software-oplossing, die het hele proces van alle gedrukte verpakkingen moest omvatten. Bovendien moest de tool in elk van hun regiokantoren gebruikt kunnen worden.
McBride is een van de grootste Europese fabrikanten van schoonmaakproducten voor huishoudelijk gebruik en voor de professionele schoonmaak- en hygiënemarkt. Het bedrijf, opgericht in 1927, stelt zo’n 3400 medewerkers tewerk op 18 locaties in 12 landen. McBride ontwikkelt, produceert en verdeelt producten voor zowel private label klanten in de retailsector als via Contract Manufacturing voor gevestigde merken. Het assortiment schoonmaakproducten is onderverdeeld in drie divisies: liquids, unit dosing en powders.
Op de packaging afdeling van McBride in Estaimpuis (België) worden de verpakkingen van de schoonmaakproducten ontworpen, gecontroleerd en volledig drukklaar gemaakt. Kevin Himpe is er reeds vele jaren actief: hij leidt er het team dat de verpakkingen creëert en beheert.
“Mijn team is verantwoordelijk voor de Benelux, Frankrijk, Scandinavië en Contract Manufacturing. De andere landen waar McBride actief is, hebben een eigen verpakkingsafdeling en dus ook een eigen werkwijze”, licht teamleader Kevin Himpe toe. “Mijn afdeling werkte al lang met een workflow portaal, weliswaar als enige van de verschillende regio-afdelingen. In het begin functioneerde het naar behoren, maar op den duur voldeed het niet meer aan de noden van onze organisatie en onze steeds complexer wordende processen. Bovendien was het niet op maat gemaakt. Daarom gingen we op zoek naar een partner voor een nieuw workflow portaal.”
Het platform moest een vlotte goedkeuringsflow én follow-up mogelijk maken van de verpakkingen. “Een belangrijke vereiste was dat het een webviewer moest bevatten om verschillende opmaakversies te vergelijken en te finaliseren, en ook een betrouwbare en gebruiksvriendelijke databank van al ons digitaal materiaal. Via een van onze projectmanagers kwamen we in contact met Conics. Na een eerste gesprek kwamen zij meteen met een plan van aanpak; dat was in het voorjaar van 2022. Door de zaken soms vanuit een ander perspectief te bekijken, stimuleerde Conics ons om uit onze comfort zone te komen. Dat was verrijkend en gaf ons veel vertrouwen. Het basispakket dat Conics kon bieden, bevatte al meer functionaliteiten dan er in ons oorspronkelijke eisenpakket zaten. Dat het een oplossing was volledig op maat, gaf de doorslag om de samenwerking met Conics aan te gaan.”
“Oorspronkelijk was het de bedoeling om een nieuw workflow portaal te voorzien enkel voor mijn team in Estaimpuis. Maar al snel hadden we door dat onze andere verpakkingsafdelingen moesten betrekken in dit project,” aldus Kevin Himpe. “We dachten dat we min of meer hetzelfde proces hanteerden, maar naarmate de analyse vorderde bleek dat elk team toch weer specifieke nuances had in hun werking.”
Het project startte met een analyseronde, waarbij Conics alle processen van de verpakkingsafdelingen van McBride in kaart bracht. “Via online meetings toetsten we onze bevindingen af met de sites in België, Spanje, Italië, Engeland en Luxemburg, om zeker te zijn dat onze analyse ook overeenstemde met hun processen. Op die manier kregen we een gedetailleerd beeld van hoe McBride werkt, wat ze nodig hebben en wat ze verwachten van een workflow portaal”, vertelt Vincent Heughebaert, Project Manager bij Conics. “De kleine nuances bij elke regionale flow zorgde voor extra complexiteit, maar toonde gelijk ook aan hoe groot de nood was aan een op maat gemaakt én schaalbaar systeem.”
Na de analyse was het tijd voor de ontwikkelingsfase. Hiervoor werkte McBride met enkele Key Users per regio. “Die Key Users waren vrij kritisch, maar beseften tegelijk dat het systeem hen veel voordelen zou bieden. Om die reden en ook dankzij de uitstekende begeleiding van Conics, verliep de ontwikkeling zeer vlot”, herinnert Kevin Himpe zich.
“We werkten met een gestructureerd whiteboard. Elke twee weken zaten we samen met de Key Users van McBride om alle elementen te overlopen: wat moet er gedaan worden en door wie, zijn er problemen, en hoe staat het met de tevredenheid van de gebruikers? Dankzij die aanpak konden we steeds snel schakelen”, legt Vincent Heughebaert uit.
Uiteindelijk schakelden de vijf Europese sites van McBride in januari 2023 over op het nieuwe platform.
De tool werd Galatea gedoopt, een naam die zijn oorsprong vindt in de Griekse mythologie. Galatea wordt in dat verhaal aanzien als het toonbeeld voor schoonheid en elegantie. “We geloven dat onze Galatea ons zal helpen om betere resultaten te bereiken, dus de naam is echt wel toepasselijk”, lacht Kevin.
Het platform biedt inderdaad veel voordelen aan de packaging teams op de diverse locaties van McBride. Ze kunnen nu veel makkelijker ontwerpen controleren en feedback geven, wat de kans op fouten verkleint. “Voor mij als teamleader is de KPI-tool een groot voordeel. Hiermee kan ik de prestaties van onze medewerkers nauwgezet opvolgen en zo de controle behouden”, licht Kevin toe. Ook Laura Roose, Reference Officer, is lovend over Galatea. “Ik kan er weinig op aanmerken: het laat ons toe om sneller te werken en het is allemaal heel gebruiksvriendelijk. Doordat er nu minder fouten gemaakt worden, zorgt het bovendien voor meer gemoedsrust in ons team, wat aangenaam is.”
Laura is niet de enige die enthousiast is over Galatea. “Alle medewerkers werken er graag mee en ze denken zelfs mee over mogelijke verbeteringen. Hun suggesties en vragen toetsen we zoveel mogelijk af met Conics. Zelfs voor zeer complexe zaken waarvan ik denk dat ze moeilijk te verwezenlijken zijn, komen zij altijd snel met een mogelijke oplossing. Het is aangenaam om op zo’n manier samen te werken. Voorlopig voldoet het platform volledig aan onze wensen en zijn er geen uitbreidingen nodig. Maar we weten dat het mogelijk is om het verder te optimaliseren en te verfijnen als het nodig is. Het is echt een zeer toekomstgericht systeem-op-maat. Omdat we zo tevreden zijn over Galatea werd er recent trouwens een tweede project opgestart dat betrekking zal hebben op het volledige product, van concept tot en met productie. In Conics heeft McBride echt de ideale partner gevonden voor de lange termijn”, besluit Kevin Himpe.