Soenen Golfkarton verwerkt sinds 1964 golfkarton tot op maat gemaakte verpakkingen. Het familiebedrijf uit Hooglede-Gits beschikt over een 20-tal verwerkingsmachines waarmee ze een grote diversiteit van dozen kunnen aanbieden, en 2 moderne golfkartonmachines van 2m81 breed. Tot de specialiteiten behoren Amerikaanse dozen, hoogwaardige flexobedrukking tot 7 kleuren, gestanste verpakkingen, grotere series en opgezette dozen. Soenen Golfkarton is een van de modernste en meest geautomatiseerde golfkartonfabrieken in Europa.
“Onze salesafdeling werkte al een tijd deels geautomatiseerd. Zo werd er op vaste tijdstippen een lijst met openstaande orders per klant uitgestuurd via het ERP-systeem. Volledig gestandaardiseerd was dit echter niet en onze mensen op de verkoopafdeling hadden er toch nog werk aan,” vertelt Sales Manager Bénédicte Soenen.
Samen met IT Manager Wim Vandenberghe ging ze op zoek naar een betrouwbare softwarepartner die mee een oplossing kon bedenken en implementeren. Het doel: volledige automatisatie waardoor informatie steeds online beschikbaar is, wat zou leiden tot meer efficiëntie en controle in het bedrijf.
“Conics heeft veel ervaring in onze sector en we hadden van bij het eerste contact het gevoel dat ze onze behoeften en problemen perfect begrepen. Dat gaf ons veel vertrouwen dus startten we de samenwerking op,” aldus Wim.
Bij het begin van het project deden Bénédicte en Wim hun ‘huiswerk’ met enkele medewerkers. “We dachten na over de complexe flow in ons bedrijf en plakten de verschillende stappen met post-its op een groot kartonnen bord. We legden dit vervolgens voor aan de mensen van Conics. Zij begrepen meteen onze manier van werken en wat voor soort oplossing we nodig hadden. Heel fijn om te merken dat ze meteen op dezelfde lijn zaten!” vertelt Wim.
Op basis van de informatie uit de voorbereidende fase kon Conics werken aan de oplossing: een gebruiksvriendelijke oplossing om onze artworks te beheren, inclusief een klantenportaal met up-to-date informatie. Hier kunnen de klanten van Soenen Golfkarton onder andere op elk moment de status van hun lopende orders raadplegen. Bénédicte: “Op die manier willen we onze klanten beter informeren met informatie die 24/24 beschikbaar is en altijd up-to-date.”
De implementatie van de oplossing verliep in verschillende fases. Wim legt uit: “De eerste fase was een puur technische connectie met ons eigen ERP pakket. Onze interne mensen zetten alle data klaar en die werd vervolgens door Conics opgepikt zodat ze ermee aan de slag konden. We slaagden erin om onder 50% van het geraamde budget te blijven in deze fase dankzij de uitstekende wisselwerking met Conics.”
“De tweede fase was complexer. Dit was nog steeds intern, deze keer met onze ontwikkelafdeling die verantwoordelijk is voor het artwork van de producten. We vroegen hen om alle stappen op te lijsten die de klant doorloopt in het proces. Vroeger verliep dit allemaal via mail maar er was geen zichtbare flow of controle. Dat leidde tot problemen, bijvoorbeeld wanneer iemand ziek werd, en er werden sporadisch fouten gemaakt. Het nam veel tijd in beslag om al die stappen te structureren, want op den duur was het ook voor onze mensen zelf niet altijd duidelijk meer. We kwamen uiteindelijk tot tien concrete stappen. Op het nieuwe portaal krijgt binnenkort iedereen per order een goed zicht op welke stappen er al achter de rug zijn voor het artwork.”
“Dankzij deze structuur is het nu voor iedereen veel makkelijker om in te pikken op eender welk moment van het proces. Momenteel zitten we in de derde fase van de implementatie, waar de klanten effectief toegang zullen hebben tot het platform.”
De reacties van de klanten zijn voorlopig uiteenlopend. “Sommigen zijn heel enthousiast over het nieuwe systeem en zien er de voordelen van in. Uiteraard zijn er ook nog die vasthouden aan de oudere manier van werken. De overgang zal sowieso tijd nodig hebben. Maar het zal wel komen en onze eigen medewerkers zijn alleszins voorstander van de nieuwe manier van werken,” zegt Bénédicte. Er wordt al gedacht aan uitbreidingen en nieuwe functionaliteiten. Maar alles op zijn tijd, het voordeel van deze software is dat we klein kunnen beginnen en gaandeweg kunnen uitbreiden op ons eigen tempo,” aldus nog Wim.
De software is een combinatie van heel wat verschillende systemen. Het ERP pakket Dynamics AX, volledig in beheer door de interne IT dienst van Soenen Golfkarton, blijft de centrale as. De software op maat van Conics voegt extra logica toe en is de kapstok van het nieuwe proces. Dit wordt gecombineerd met Proofscope en Cloudflow van Hybrid Software voor het beheer van de grafische files. Die twee laatste softwarepakketten werden ook door de mensen van Conics geïmplementeerd, waardoor alles naadloos op elkaar aansluit.
“Dit project is een unieke samenwerking tussen sales en IT, twee belangrijke functies in een bedrijf. Bénédicte is het aanspreekpunt voor de processen terwijl Wim focust op de budgetten en de IT technische consistentie. Het is meestal niet evident om de wensen van deze twee afdelingen goed op elkaar afgestemd te krijgen. Maar Bénédicte en Wim slagen er heel goed in om elkaar uit te dagen en aan te vullen waar nodig. Hierdoor is het project allesomvattend en zeer volledig, en ik beschouw dit als een van de grote succesfactoren. Zo krijgt het extra veel geloofwaardigheid en draagkracht bij de klanten én de medewerkers,” vertelt Dries Maerten van Conics over dit succesvol project.
