PORTAIL DE WORKFLOW PERSONNALISÉ, FIABLE ET CONVIVIAL

McBride est l'un des plus grands fabricants européens de produits de nettoyage pour un usage domestique et pour le marché professionnel du nettoyage et de l'hygiène. L'entreprise, fondée en 1927, emploie environ 3400 personnes sur 18 sites dans 12 pays. McBride développe, produit et distribue des produits tant pour des clients de marques de distributeur dans le secteur de la vente au détail que par le biais de la fabrication sous contrat pour des marques établies. La gamme de produits de nettoyage est divisée en trois divisions : liquides, dosages unitaires et poudres.

Dans le département d'emballage de McBride à Estaimpuis (Belgique), les emballages des produits de nettoyage sont conçus, contrôlés et entièrement préparés pour l'impression. Kevin Himpe y est actif depuis de nombreuses années : il dirige l'équipe qui crée et gère les emballages.

“Mon équipe est responsable pour le Benelux, la France, la Scandinavie et la fabrication sous contrat. Les autres pays où McBride est actif ont leur propre département d'emballage et donc aussi leur propre méthode de travail”, explique le chef d'équipe Kevin Himpe. “Mon département a longtemps travaillé avec un portail de flux de travail, certes en tant que seul des différents départements régionaux. Au début, cela fonctionnait correctement, mais avec le temps, cela ne répondait plus aux besoins de notre organisation et à nos processus de plus en plus complexes. De plus, ce n'était pas sur mesure. C'est pourquoi nous avons cherché un partenaire pour un nouveau portail de flux de travail.”

La plateforme devait permettre un flux d'approbation fluide et un suivi des emballages. "Une exigence importante était qu'elle devait contenir un visualiseur web pour comparer et finaliser différentes versions de mise en page, ainsi qu'une base de données fiable et conviviale de tout notre matériel numérique. Par l'intermédiaire de l'un de nos chefs de projet, nous avons pris contact avec Conics. Après une première conversation, ils ont immédiatement proposé un plan d'action ; c'était au printemps 2022. En regardant parfois les choses sous un autre angle, Conics nous a encouragés à sortir de notre zone de confort. Cela a été enrichissant et nous a donné beaucoup de confiance. Le package de base que Conics pouvait offrir contenait déjà plus de fonctionnalités que celles de notre cahier des charges initial. Le fait que ce soit une solution entièrement sur mesure a été décisif pour engager la collaboration avec Conics."

“À l'origine, l'intention était de fournir un nouveau portail de workflow uniquement pour mon équipe à Estaimpuis. Mais nous avons rapidement réalisé que nos autres départements d'emballage devaient être impliqués dans ce projet,” a déclaré Kevin Himpe. “Nous pensions que nous suivions plus ou moins le même processus, mais au fur et à mesure que l'analyse avançait, il est apparu que chaque équipe avait en fait des nuances spécifiques dans son fonctionnement.”

AVANTAGES POUR L'ENSEMBLE DU GROUPE

Le projet a commencé par un tour d'analyse, au cours duquel Conics a cartographié tous les processus des départements d'emballage de McBride. "Grâce à des réunions en ligne, nous avons confronté nos conclusions aux sites en Belgique, en Espagne, en Italie, en Angleterre et au Luxembourg, afin de nous assurer que notre analyse correspondait également à leurs processus. De cette manière, nous avons obtenu une image détaillée de la façon dont McBride fonctionne, de ce dont ils ont besoin et de ce qu'ils attendent d'un portail de flux de travail", explique Vincent Heughebaert, Chef de projet chez Conics. "Les petites nuances de chaque flux régional ont ajouté une complexité supplémentaire, mais ont également montré à quel point il était urgent de disposer d'un système sur mesure et évolutif."

Après l'analyse, il était temps de passer à la phase de développement. Pour cela, McBride a travaillé avec quelques utilisateurs clés par région. "Ces utilisateurs clés étaient assez critiques, mais ils réalisaient en même temps que le système leur offrirait de nombreux avantages. Pour cette raison, et grâce à l'excellente assistance de Conics, le développement s'est déroulé très bien", se souvient Kevin Himpe.

“Nous avons travaillé avec un tableau blanc structuré. Toutes les deux semaines, nous nous réunissions avec les utilisateurs clés de McBride pour passer en revue tous les éléments : que doit-on faire et par qui, y a-t-il des problèmes, et quel est le niveau de satisfaction des utilisateurs ? Grâce à cette approche, nous avons toujours pu réagir rapidement”, explique Vincent Heughebaert.

Finalement, les cinq sites européens de McBride ont basculé sur la nouvelle plateforme en janvier 2023.

"Les petites nuances de chaque flux régional ont entraîné une complexité supplémentaire, mais ont également montré à quel point il était urgent de disposer d'un système sur mesure et évolutif."

Vincent Heughebaert
Project Consultant chez Conics

"Cela nous permet de travailler plus rapidement et c'est tout très convivial."

Laura Roose
Reference Officer chez McBride

PLUS VITE, MOINS D'ERREURS, PLUS DE SÉRÉNITÉ

L'outil a été nommé Galatea, un nom qui trouve son origine dans la mythologie grecque. Dans cette histoire, Galatea (Galatée) est considérée comme le modèle de la beauté et de l'élégance. "Nous croyons que notre Galatea nous aidera à obtenir de meilleurs résultats, donc le nom est vraiment approprié", rit Kevin.

La plateforme offre en effet de nombreux avantages aux équipes d'emballage sur les différents sites de McBride. Elles peuvent désormais contrôler les designs et donner des retours beaucoup plus facilement, ce qui réduit le risque d'erreurs. "Pour moi, en tant que chef d'équipe, l'outil KPI est un grand avantage. Cela me permet de suivre de près les performances de nos employés et de maintenir le contrôle", explique Kevin. Laura Roose, Reference Officer, est également élogieuse à propos de Galatea. "Je n'ai que peu de reproches à faire : cela nous permet de travailler plus rapidement et c'est très convivial. Comme il y a maintenant moins d'erreurs, cela apporte également plus de tranquillité d'esprit à notre équipe, ce qui est agréable."

LE PARTENAIRE IDÉAL POUR LE LONG TERME

Laura n'est pas la seule à être enthousiaste à propos de Galatea. "Tous les employés aiment y travailler et ils réfléchissent même à d'éventuelles améliorations. Nous vérifions autant que possible leurs suggestions et questions avec Conics. Même pour des questions très complexes que je pense difficiles à réaliser, ils trouvent toujours rapidement une solution possible. C'est agréable de travailler de cette manière. Pour l'instant, la plateforme répond entièrement à nos attentes et aucune extension n'est nécessaire. Mais nous savons qu'il est possible de l'optimiser et de l'affiner davantage si nécessaire. C'est vraiment un système sur mesure très orienté vers l'avenir.

Comme nous sommes si satisfaits de Galatea, un deuxième projet a d'ailleurs récemment été lancé, qui concernera l'ensemble du produit, du concept à la production.

Dans Conics, McBride a vraiment trouvé le partenaire idéal pour le long terme", conclut Kevin Himpe.