SOENEN GOLFKARTON
Le portail client offre des avantages pour les employés et les clients chez Soenen Golfkarton
Soenen Golfkarton transforme depuis 1964 le carton ondulé en emballages sur mesure. L'entreprise familiale de Hooglede-Gits dispose d'une vingtaine de machines de transformation qui lui permettent d'offrir une grande diversité de boîtes, ainsi que de 2 machines modernes de carton ondulé de 2m81 de large. Parmi les spécialités figurent les boîtes américaines, l'impression flexographique de haute qualité jusqu'à 7 couleurs, les emballages découpés, les grandes séries et les boîtes montées. Soenen Golfkarton est l'une des usines de carton ondulé les plus modernes et les plus automatisées d'Europe.
EN LIGNE AVEC UN PARTENAIRE LOGICIEL EXPÉRIMENTÉ
“Notre département des ventes fonctionnait déjà en partie de manière automatisée depuis un certain temps. Ainsi, une liste des commandes en cours par client était envoyée à des moments fixes via le système ERP. Cependant, cela n'était pas entièrement standardisé et nos collaborateurs du département des ventes avaient encore du travail à faire,” raconte la responsable des ventes Bénédicte Soenen.
Avec le responsable informatique Wim Vandenberghe, elle a cherché un partenaire logiciel fiable capable de concevoir et d'implémenter une solution. L'objectif : une automatisation complète permettant d'avoir des informations toujours disponibles en ligne, ce qui conduirait à plus d'efficacité et de contrôle dans l'entreprise.
“Conics a beaucoup d'expérience dans notre secteur et dès le premier contact, nous avons eu le sentiment qu'ils comprenaient parfaitement nos besoins et nos problèmes. Cela nous a donné beaucoup de confiance, donc nous avons commencé la collaboration,” a déclaré Wim.
FOND DE FLUX GRAPHIQUE COMPLEXE
Au début du projet, Bénédicte et Wim ont fait leurs « devoirs » avec quelques employés. « Nous avons réfléchi au flux complexe dans notre entreprise et avons collé les différentes étapes avec des post-it sur un grand panneau en carton. Nous avons ensuite présenté cela aux personnes de Conics. Ils ont immédiatement compris notre façon de travailler et quel type de solution nous avions besoin. C'est très agréable de constater qu'ils étaient tout de suite sur la même longueur d'onde ! » raconte Wim.
Sur la base des informations recueillies lors de la phase préparatoire, Conics a pu travailler sur la solution : une solution conviviale pour gérer nos œuvres, y compris un portail client avec des informations à jour. Ici, les clients de Soenen Golfkarton peuvent notamment consulter à tout moment le statut de leurs commandes en cours. Bénédicte : "De cette manière, nous souhaitons mieux informer nos clients avec des informations disponibles 24/24 et toujours à jour."
"Avec le portail, nous souhaitons mieux informer nos clients : nous leur fournissons les informations nécessaires qui sont disponibles 24/24 et à jour."
MISE EN ŒUVRE PAR PHASES
L'implémentation de la solution s'est déroulée en plusieurs phases. Wim explique : « La première phase était une connexion purement technique avec notre propre logiciel ERP. Nos équipes internes ont préparé toutes les données, qui ont ensuite été récupérées par Conics afin qu'ils puissent commencer à travailler. Nous avons réussi à rester en dessous de 50 % du budget estimé à cette phase grâce à l'excellente interaction avec Conics. »
“La deuxième phase était plus complexe. C'était toujours interne, cette fois avec notre département de développement qui est responsable de l'artwork des produits. Nous leur avons demandé de lister toutes les étapes que le client traverse dans le processus. Auparavant, tout cela se faisait par mail, mais il n'y avait pas de flux ou de contrôle visible. Cela a conduit à des problèmes, par exemple lorsque quelqu'un tombait malade, et des erreurs étaient sporadiquement commises. Cela a pris beaucoup de temps pour structurer toutes ces étapes, car au fil du temps, ce n'était pas toujours clair même pour nos propres employés. Nous sommes finalement arrivés à dix étapes concrètes. Sur le nouveau portail, tout le monde aura bientôt une bonne visibilité sur les étapes déjà franchies pour l'artwork par commande.”
“Grâce à cette structure, il est maintenant beaucoup plus facile pour tout le monde de s'impliquer à n'importe quel moment du processus. Actuellement, nous sommes dans la troisième phase de l'implémentation, où les clients auront effectivement accès à la plateforme.”
ÉLARGISSEMENT DE LA ROUTE
Les réactions des clients sont pour l'instant variées. "Certains sont très enthousiastes à propos du nouveau système et en voient les avantages. Bien sûr, il y en a aussi qui s'accrochent à l'ancienne façon de travailler. La transition prendra de toute façon du temps. Mais cela viendra et nos propres employés sont en tout cas favorables à la nouvelle façon de travailler," dit Bénédicte. On pense déjà à des extensions et de nouvelles fonctionnalités. Mais tout en son temps, l'avantage de ce logiciel est que nous pouvons commencer petit et nous développer progressivement à notre propre rythme," ajoute Wim.
PROJET AVEC FIABILITÉ ET CAPACITÉ DE SUPPORT
Le logiciel est une combinaison de plusieurs systèmes différents. Le paquet ERP Dynamics AX, entièrement géré par le service informatique interne de Soenen Golfkarton, reste l'axe central. Le logiciel sur mesure de Conics ajoute une logique supplémentaire et est le support du nouveau processus. Cela est combiné avec Proofscope et Cloudflow de Hybrid Software pour la gestion des fichiers graphiques. Ces deux derniers paquets logiciels ont également été mis en œuvre par les personnes de Conics, ce qui permet une intégration fluide.
"Ce projet est une collaboration unique entre les ventes et l'informatique, deux fonctions importantes dans une entreprise."